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導入事例:荒尾市役所様

自治体の労働生産性向上に先進的な取り組みを行っている荒尾市役所様は、RPAとオルフィスGD、メーリングフィニッシャーを組み合わせて「ふるさと納税」の処理業務に活用しています。それによって年間約370時間もの作業時間削減に成功。数字に表れる効率だけでなく「働き方が改善された」と評価されています。実際にオルフィスGDがどのように貢献しているのか、お話を伺いました。

RPAだけで労働生産性は向上しない。封入封かん作業まで自動化したかった。

 当市では庁内業務のRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)活用に取り組んでいます。人が行う定型業務をロボットに置き換えることで、職員の労働生産性を高め、本来行うべき政策決定や住民サービスに振り替えたいと考えているからです。まず着目したのは、ふるさと納税に関する処理業務です。当市のふるさと納税件数は年々増加しており、昨年度はその前年の10倍を超える1万件以上がありました。寄附金はインターネットのポータルサイトを通じて入金され、それを庁内のパソコンで確認、寄附者に送る寄附金受領証明書などの印刷データを作成します。それらの業務のために臨時職員を雇用して、年間約525時間を費やしていました。そこでRPAの検討を始めたのです。
 ところが、RPAによってパソコン上の作業を減らしても、ふるさと納税の書類送付物作成作業は無くなりません。それらは全て手作業で印刷後の三つ折り、封入封かん作業に労力を費やし、さらに誤封入がないようダブルチェック、トリプルチェックで確認することにも神経を使っていました。しかも複合機でのプリントに時間もかかっていました。そこで、印刷から封入封かんまでを自動で行うシステムがないか調べた結果、オルフィスGDに辿り着いたのです。
 RPAと連携させるにあたり、構築業者にも相談し、ふるさと納税のシステムから出力したデータをオルフィスとメーリングフィニッシャーで印刷できる形式に作り込み、検証テストを実施しました。そしてRPAと連携して、メーリングフィニッシャーを接続したオルフィスGDを導入したことで、ふるさと納税の処理業務は一変しました。

深夜に自動処理することで、作業が「減った」ではなくほぼ「なくなった」

 ロボットが寄附状況を確認してデータを処理・出力し、オルフィスGDとメーリングフィニッシャーがそれらを印刷、三つ折り、封入封かんまで行います。RPAだけではデータ処理までですが、オルフィスGDと連携することによって寄附者への送付物作成まで完全に自動化できたのです。しかも、その作業を庁内のリソースが空いている深夜2時に自動で行う設定にしています。明朝に職員が出勤すると封筒がカゴに入っている状態ですので、作業時間が減ったというより「作業そのものがなくなった」と言えます。以前、年間525時間かかっていたふるさと納税の処理時間は約370時間も減り、臨時職員の人件費も削減できました。
 また、オルフィスGDとメーリングフィニッシャーなら誤封入の心配が無く、確認作業でのストレスがありません。最初のうちは心配で2部ずつ出力して中身を確認していましたが、ミスは1件もありませんでした。時間、労力、精神面で職員の働き方が良い方に向いました。5万人規模の当市でもこれほどの効果があるのですから、他の自治体にもオルフィスとメーリングフィニッシャーをぜひお勧めします。ソフトウェアとハードウェアを融合させた自治体職員の働き方改革です。
 今後は、納税や福祉関係の通知書送付などにもRPAとオルフィスGDの活用を広げていく予定です。また、オルフィスGDはカラー印刷のコストが安いので、庁内の他部署にも利用を勧めています。そのように庁内全体でオルフィスGDを共有できれば、効率面でも経済面でもさらなる改善が見込めると思っております。

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