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導入事例:株式会社 技術情報協会様

 専門分野向けのセミナーと出版を行う技術情報協会様では、テキストやDMなどの印刷業務に、会社の業績を担う部門の人手が割かれていました。彼らを印刷業務から解放して彼らの本来の業務の質を高めたい、そのために導入されたのは
くるみ製本とメーリング、それぞれのフィニッシャーを組み合わせた2台のオルフィスGD。導入にあたった岡田英樹様には、「オルフィスは業績アップにまで貢献した」と評価をいただきました。

本来の業務の質を高めるために、2台のオルフィスGDを導入

 当社には営業部門がありません。その代わりに企画担当者が情報を収集し、どのようなセミナーを行えばどれくらい受講者が集まるか仮説を立て、講師依頼、テキスト原稿の収集、受講者の募集まで1人で行います。出版事業も同様で、企画担当者が書籍の企画を立て、執筆者に依頼をし、原稿収集まで行います。つまり、当社の企画職はマーケティングから商品開発、営業までを一貫して行っているのです。
 ところが、彼らにとって企画以外の作業が負担となっていました。例えば、セミナーで使うテキストは、分かりやすさを考えれば全ページカラーで印刷したいのですが、印刷コストを考えてカラーでなくてはいけないページとモノクロでも良いページを別々にプリントして手作業で丁合するという面倒な作業を行っていました。また、テキストの原稿はセミナーの1週間前までに講師から集める決まりですが、セミナーが開催できる最低受講者数がギリギリまで集まらないこともあります。一部の講師の原稿提出が遅れたためテキストが一冊にまとまらず、一部を別刷りにすることもありました。
 DMの発送業務も企画担当者の仕事です。情報紙などと同封して定期的に発送する全社的なDMは専門の関連会社から発送されるのですが、受講が有望なお客様や出版物の執筆依頼などにピンポイントで出すDMについては、企画担当者がプリント物を手作業で折り、封入し、宛名ラベルを貼って発送していました。

異なるデータ形式の原稿も専用アプリで一括プリントできる

 以前から私共総務部門では、企画担当者が負う印刷・発送業務の負担を削減し、本来の業務の質を高めたいと考えており、そのためにくるみ製本とメーリング、それぞれのフィニッシャーを組み合わせたオルフィスGDを導入しました。
 くるみ製本フィニッシャーの導入により、セミナーのテキスト作成業務の効率が大幅に改善されました。カラープリントでも印刷コストが安いので、カラーとモノクロのページ分けを考えることなく、一冊丸ごとカラーでプリントできます。しかも、ボタンを押すだけでくるみ製本まで仕上がるため人手がかかりません。ワードやパワーポイントなどさまざまな形式で講師から届く原稿を専用アプリケーションで読み込んで面付けし、一括プリントも可能。プリントスピードも速く、セミナー前日に原稿が準備できれば間に合うため、企画担当者はギリギリまで受講者募集に取り組めます。一部の講師の原稿が遅れても間に合います。また、講師が用意した資料や別刷りした資料を後から合わせて製本することもできます。
 メーリングフィニッシャー導入により、ピンポイントの受講案内や執筆依頼のDM作成が省力化されました。従来は企画担当者が3日がかりで行っていた約3,000通のDM発送も、メーリングフィニッシャーなら宛名・内容物の印刷と封入封かんまでを全自動で行い7時間で完了。このような印刷作業の業務改善によって、企画担当者が本来やるべき「攻めの業務」に注力できるようになり、セミナーの質の向上、書籍の発行点数増ができました。そういう意味で、オルフィスは当社の業績アップにも貢献していると言えるでしょう。

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