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導入事例:泉佐野市役所様

 返礼品の充実によって「ふるさと納税」の寄附者が爆発的に増えた泉佐野市役所様ではそれに伴い膨大になった受付業務を効率化するためオルフィスGDとメーリングフィニッシャーを導入されました。職員の負担軽減とともに、寄附者へのサービス向上にオルフィスGDがどのように貢献しているのか、木ノ元 誠様にお話を伺いました。

寄附金受領証明書の送付は1日1万件。オルフィスGDがなければ大変なことに

 泉佐野市は、ふるさと納税に力を入れている自治体として全国に知られています。泉州地域の特産品である水なすや玉ねぎといった農産物、泉州タオルなど約700品目に上る豊富な返礼品を揃えたことによって寄附者が右肩上がりに増えています。それに伴い、寄附者に送付する寄附金受領証明書やワンストップ特例制度の申請書などの印刷業務が爆発的に増えました。
 それらの書類は、宛先や金額がそれぞれ異なるため、1枚1枚レーザープリンターでプリントし、手作業で折って封入、封かんを行っていたのですが、その作業は大変です。個人情報を含んだ書類ばかりなので、封入ミスが出ないように神経も使います。特に年末は寄附申し込みがピークを迎えるうえに、ワンストップ特例制度の申請書は翌年1月10日までに返送が必要なので遅れは許されません。
 そういった手作業での受付業務に限界を感じていた2016年12月、オルフィスGDとメーリングフィニッシャーを設置しました。その年は、寄附金受領証明書の送付が1ヶ月で10万件、1日の作業は1万件にも上ったため、オルフィスGDが無ければ大変なことになっていたと思います。
 オルフィスGDはふるさと納税管理システムと連携しているので、申し込みを受けた時点で即座に書類が発行できます。そのままフィニッシャーで内容物・宛名印刷、三つ折、封入封かんまで自動で行ってくれます。以前は寄附金受領証明書の送付に約1ヶ月かかることもあり「いつ届くのか」という問い合わせが多かったのですが、オルフィスGD導入後は、翌日には書類を発送できるようになりました。書類の再発行依頼に対しても、コールセンターのモニター画面からプリントを指示するだけで封筒が完成するので、作業漏れのミスもありません。オルフィスGDとメーリングフィニッシャーは、ふるさと納税の書類送付をスピーディーかつ間違いなくこなすソリューションです。

書類発送が早くて簡単なのでCS向上、人件費抑制にもつながる

 郵便局の払込取扱票も、以前は金額や依頼人欄の印字がないものを送っていましたが、ミシン目を入れたプレプリント用紙にあらかじめオルフィスGDで寄附金額や依頼人情報を印刷して送る方式に改善。寄附者にとっても私たちにとっても効率が良くなりました。ふるさと納税はリピーターになっていただくことも大切なので、オルフィスGD導入によってCSの向上にもつながっていると思います。
 以前のような手作業のままだと、残業や職員の増員をしなければふるさと納税の件数増加に対応できなかったはず。そう考えるとオルフィスGDの導入は結果的に人件費抑制にもつながっています。
 コストを気にせずカラープリントができるようになったことも大きなメリットです。これまでのモノクロプリンターでは、寄附金受領証明書の公印も白黒になるためコピーした書類だと誤解されることもありました。申請書の記入例などもカラーの方がわかりやすく、寄附者へのより良いサービスにつながると思います。最近では他部署が予算書の印刷などに使うこともあり、役所内での用途が広がっていく可能性もあると思います。

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