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導入事例:香川トヨタ自動車株式会社様

 香川トヨタ自動車株式会社様では、店舗ごとに独自の販売イベントを企画しており、そのために必要なチラシやDMの印刷、封入・封かんなども各店舗や営業本部のスタッフが行っています。DMの発送業務に、オルフィスGDとメーリングフィニッシャーがどのように貢献しているのか、中田伊佐緒様にお話を伺いました。

営業活動を優先させたい時期にDMの準備がスタッフの負担になっていた

 当社では、9つの営業店舗が月に1度、独自の販売イベントを企画しています。それを成功させるにはイベントの開催をお客様に知らせるチラシやDMの準備が欠かせませんが、その印刷物の発送業務がスタッフの負担になっていました。
 当社では以前からチラシの印刷にオルフィスを活用しており、各店舗から「次のイベントにはこういうチラシが作りたい」という依頼を受け、営業本部でチラシをデザイン、それをオルフィスで印刷して各店舗に送ります。その後、店舗スタッフが折りと封入・封かんの作業をしてお客様に発送していました。
 受注、納車など営業の仕事が忙しい2〜3月にも、イベントの準備をしなければなりません。通常は、イベントごとに1〜3枚を封入・封かんして50通程のDMを発送しますが、忙しさのあまり封入・封かん作業が後回しになり、十分な部数のDMが送れなくなることもありました。急な内容の変更やチラシの差し替えもあるため、封入・封かん作業を外注することもできません。
 そういったDMの発送業務にかかる手間が、営業店舗の積極性も削ぐ結果になっていました。イベントの案内以外にDMを送りたいという思いがあっても、手間を考えて断念していたのです。そこで、営業活動を優先させるために、封入・封かん作業を機械に任せたいと考え、新たにオルフィスGDとメーリングフィニッシャーを導入しました。

手間なくスピーディーで印刷品質も向上。営業のモチベーションアップに繋がった

 オルフィスGDとメーリングフィニッシャーなら内容物の印刷と封入・封かんまでが全自動なので、できあがった封筒を営業本部から店舗に送り、宛名を貼って発送するだけ。手間が大幅に削減されたことによる、営業活動に費やす時間の増加やモチベーションの向上が、販売の成果につながっていると思います。封入・封かんを自動化したことで、DMを多めに出したいと思えるようになり、追加で100部用意してほしいとの依頼があるなど、DMの送付枚数も増えました。
 封筒がカラーでプリントできるのもオルフィスGDのメリットです。以前は印刷された封筒をメーカーから購入していました。万単位に及ぶ封筒が営業本部に山積みになり、店舗ごとに封筒の枚数を分ける作業も大変で、使いきれずに余ってしまう無駄も生じていました。オルフィスGDとメーリングフィニッシャーなら必要な時に必要な枚数の封筒を印刷できるので、無駄がありません。
 また、オルフィスGDはカラーの発色がよく、車のボディーカラーが美しく表現できます。DMには専用の半光沢紙を使っていますが、裏うつりが少なく、黒がくっきりと仕上がります。印刷スピードも速いので、営業本部の対応がスピーディーになり、店舗からの印刷依頼が増えました。
 以前に比べてDMを手にイベント会場に来てくれるお客様も増えており、オルフィスを活用したDMの効果を実感しています。

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