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導入事例:学校法人 高杉学園 吉塚ゆりの樹幼稚園様

 吉塚ゆりの樹幼稚園様は入園案内や園便りを使った保護者とのコミュニケーションを大切にしています。
紙のコミュニケーションツールは原稿作成から製本までを職員がおこなっているため、時間と労力がかかり、大きな負担になっていました。そこでフィニッシャー付きのオルフィスGDを導入。どのような業務改善効果があったか、園長の高杉美稚子様にお話を伺いました。

紙のコミュニケーションツールで保護者に教育理念を伝えたい

 当園では保護者に当園の教育理念を丁寧に伝える心配りを大切にしています。紙によるコミュニケーションツールでは、一目で理解しやすいものを、職員の手で原稿から作成しています。
 例えば、約50ページもある入園案内。強調したい箇所を着色し、カラーのイラストや写真を大量に使用しています。毎月発行している園便り「大樹通信」では約30ページにわたって、保育行事の教育目的や誕生日を迎えた園児の顔写真などを掲載しています。
 しかし、入園案内や園便りなどは印刷した後に冊子にする必要があり、作成に時間と手間がかかっていました。
  以前は、職員総出で印刷した紙を机の上に並べて1枚ずつ集め、製本と断裁をおこなっていました。園児が帰宅した後、夜8時過ぎから作業を始めるため、職員の負担が大きく、「まるで印刷工場」と言われることもありました。

両面プリント、中とじまで自動処理。印刷もきれい

 この状況を改善するために中とじ製本ができるフィニッシャー付きのオルフィスGDを導入しました。ボタンを押せば、両面プリントして中とじまで自動でおこなってくれるので印刷の作業時間が大幅に短縮され、職員の負担も軽減しました。
 当園では誕生日カードや年度末のメッセージカードなど園児に手渡す印刷物も内製しています。当然、職員達は「園児に渡す印刷物は、きれいにカラー印刷したい」と思っています。オルフィスGDはプリントスピードが速いだけでなく、カラーの発色が良く、陰影もきれいに表現できるので、職員達の思いに十分応えてくれています。
 また、入園式や卒園式の冊子は、手作りの温かみを出すために、表紙に折り紙や糸を貼って、1冊ずつ手作りすることが多くありました。オルフィスGDなら、表紙をスキャンしてもきれいにプリントでき、仕上がりもきれいです。
 他にもお便り帳、行事のマニュアルなどの作成にオルフィスGDを活用し、月に35,000枚も印刷しています。当園にはレーザー方式の複合機もありますが、オルフィスGDの方がファーストプリントも早く、プリンターとして役立っています。
 今後は職員の採用活動に使用するパンフレットの印刷など、オルフィスGDの活用範囲を広げていきたいと思います。

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