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営業事務

石川 か乃

三田支店

2014年度入社

営業事務

営業事務は縁の下の力持ち
支店全体が円滑に運営できるよう切り盛り営業職の仕事にミスがないよう慎重にサポート

支店一丸となって数字を追いかける、現場ならではの雰囲気が面白い

所属する三田支店は、国内でもトップクラスのお客様数を抱える大きな営業支店です。既存のお客様へのフォローはもちろん、用途に合わせたオフィス環境の改善提案に、支店一丸となって取り組んでいます。そんな中、私は営業事務職として営業活動を支援し、営業職やカスタマーエンジニア職とお客様との情報中継役を担っています。具体的には電話応対、社内システムを使った製品の受注・発注手続きからご請求までの一連の業務が私の仕事です。また、定型業務だけでなく年に数回キャンペーンを企画し、プリンターの周辺機器や用紙などの営業活動も行っています。

営業事務の仕事は営業職と同様、毎年3月や9月、毎月の月末・月初が繁忙期になります。一区切りとなる月末は特に活況で、営業職が商談を成約させるたびに全員で盛り上がります。支店一丸となって売り上げ目標という数字を追いかける緊張感と、達成したときの喜びには、営業現場ならではの面白さがあります。

営業事務職として、自分の裁量で判断・企画ができるところが魅力

私はもともと営業職で応募し、一次面接を受けました。その内容を見ていた採用担当者が、営業事務への適性を見いだしてくださったことがきっかけで、希望職種をあらためて考え直すことにしました。営業事務は、営業職に比べて受け身でやりがいが少ないのではないかと心配でした。しかし、理想科学の営業事務は、製品のキャンペーン企画をしたり、日中外勤担当者がいない間はお客様のお問い合わせに一時対応したりするなど、判断を任される仕事だと聞きました。もともと、責任を持って仕事をやってみたい気持ちがあり、慎重に物事を進めるタイプであると自己分析をしていたことから、営業事務職への転向を決めました。

入社5年目となった今、営業職とかかわりながら営業事務を続けてみて、やはり自分には営業事務が向いていると感じます。学生時代におこなってきた実験・調査の行程から、物事を段取る力を身につけてきました。このことは、仕事の全体像を把握し、優先順位の高いものから取り組む計画性が必要な営業事務の仕事に生きています。また、営業の縁の下の力持ちとして、正確で迅速な仕事をすることで、営業の仕事がスムーズに進むようサポートすることも、自分に向いていると思います。

異動を経て、仕事の処理能力が向上し、営業活動に幅広く貢献できるようになった

入社2年目に異動したことが、私にとっては大きな変化でした。同じ営業事務担当者が多く在籍している営業部と、少ない支店では守備範囲が違います。異動前の営業部に比べ、営業事務職が少ない三田支店ではひとりひとりが製品の受注・発注手続き、請求書発行など、一通りを実施することになります。受け持つ仕事内容も多岐にわたり、仕事量も増えたことから、営業事務の職務を果たすには、計画性や正確性、迅速性が重要であることを改めて感じました。

異動当初は仕事を抱えてしまい支店のメンバーに迷惑をかけたこともありました。仕事には月の中で、また一日の中で、納期が定められています。全体を把握し優先順位が付けられるようになり、必要に応じて周りに協力を依頼することもできるようになりました。朝の内に納期を含めた計画を立てることで大幅に処理能力が上がったと思います。今では通常業務のほかにキャンペーン企画などにも参画し、支店の営業活動へ幅広く貢献できるようになりました。

また、営業担当へ配送確認や、カスタマーエンジニアへの問合せの中には、ピンチとなる情報もあります。そんな中、状況把握の為の情報収集や各担当と正確に素早く連携を取ることで乗り越えたことがあります。お客さまから「ありがとう、助かったよ」というお声をいただけたときには、「チームワークでピンチを乗り越えた!」と大きな達成感がありました。このことは自分にとっての成長だと感じています。

お客様からのお電話を受けるときは特にマナーに気を付けています。「電話応対は声の窓口」ですので対応次第で、状況はピンチにもチャンスにもなると肝に銘じています。営業事務職は直接お客様にお目にかかることは少ないですが、私の対応で理想科学の印象を左右すると思っています。誠意をもって接することができ、営業職から「お客様が石川さんのお名前を憶えていらしたよ」とフィードバックいただいた時、気持ちが通じたようで、とても嬉しかったです。

長く働き続けている先輩社員が多く、安心して働ける環境がある

理想科学は「くるみんマーク(子育てをサポートする働きやすい企業と認定された証し)」を取得していますので、長く働き続けたい女性におすすめです。私は長く働き続けたいと強く意識して就職活動をしてきたわけではありませんでした。入社して営業事務の多くの同僚が産休や育休を取り、時短勤務で復職しているのを目の当たりにして、私も将来安心して働けるイメージを持つようになりました。

周囲の営業事務職の先輩にも、産休・育休から復帰してバリバリ働いている方がいます。予期せぬ事情で早退するケースもありますが、その時のために仕掛の仕事を常に共有したり、誰に変わっても業務が滞らない工夫をされています。周囲の社員にもお互いにフォローし合う仕事の仕方が定着するなど、子育て中の社員がいることで相乗効果も生まれているように感じます。

オンリーワンの製品への誇り・温かい社風に魅かれた

大学では、心理学を専攻していました。研究は人の心のしくみに関する仮説を立て、計画・実験・調査・統計・評価・次の計画を立てるという流れで進めてきました。これは、企業が業務を計画的かつ確実に進めるために取り組むPDCAサイクルとも通ずるものがあり、自分が得てきた知見はどんな業界の企業や職種でも活用できると考えていました。

理想科学を知ったのは、大学主催の合同説明会です。採用担当のお話を聞いて、オンリーワンの製品を扱っていることの誇りを感じました。また、ほかの会社の選考とは違い、面接がすべて個人面接だったことと、毎回フォローアップがあり採用担当が親身になってくれることが、印象的でした。

また、風通しの良さも理想科学を選んだ理由です。上場した大企業に分類されているものの、1人1人の社員が持てる力を存分に発揮している中小企業に似た風土があります。大きな会社ですと、人間関係が希薄になりがちな印象がありましたが、むしろ温かい環境で働けると感じ、当社を選びました。実際に、先輩後輩問わずざっくばらんに話せて、年齢差を感じない居心地の良い職場環境です。

事前の自己分析に加えて、社員の雰囲気をしっかり見極めて

私の場合は選考中に運良く、適職を見つけられました。しかし、本来なら事前にしっかり自己分析をしておいたほうが良いです。また、理想科学の社員には一緒にいて落ち着く、安心感があったことが最終的な決め手になりました。

みなさんにはぜひ自身の適性をよく考え、可能性を自ら狭めずに、いろいろな業界・職種にチャレンジしてみてほしいと思います。頑張ってください!

一日の流れ

9:00 ラジオ体操、朝礼  メールチェック、電話対応(お客様からの問い合わせ、コンタクトセンターとの連携など) 10:00 製品の納品手配 11:00 請求伝票作成及び発送 12:00 昼休み 13:00 お客様からの入金確認、営業情報更新 15:00 販促キャンペーンに使用するリスト、チラシの作成 17:00 電話対応 18:00 退社

RISOで働く社員

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