複数部の印刷時に役立つ「ステープル機能」とは？フィニッシャーも説明

資料の印刷とホチキス留めの作業に時間を取られ、「もっと業務を効率化できないか」とお悩みではありませんか？
プリンタ―のステープル機能を使えば、手作業でやっていた業務を自動化することができ、その分の時間を他の仕事に充てられるようになります。

この記事では、ステープル機能について詳しく説明するとともに、導入のための方法や費用についても併せて説明します。プリント作業を効率化したいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

プリンタ―のステープル機能とは、複数枚のプリント物を自動でホチキス留めする機能のことです。

ホチキスの針で留めることはもちろん、
● 左上・右上などのコーナーとじ（角1点だけを留める）
● 2点留め（長辺または短辺の2点を留める）
など、留める位置も指定できます。

片面印刷・両面印刷にかかわらず留められるほか、単に資料をまとめるだけでなく、冊子のような形にすることもできます。

また、留める枚数が少なければ、針を使わずに圧力だけで紙を閉じることも可能です。この方法だとシュレッダーにかけるときにホチキスの針を外す必要がなく、針のコストもかかりません。

ただし、針なしで綴じる場合は5枚程度が限界なためページ数が多いと不向きです。

そして、ステープル機能の最大のメリットは、プリント作業にかかる時間や手間を削減できることです。

一方で、ステープル機能を使うためには、後述する「フィニッシャー」を取り付けないといけない点がデメリットといえるでしょう。どのようなプリンタ―でもステープル機能が使えるかというと、そうではないのです。

では、資料を印刷後、手作業でホチキス留めするとしたらどのくらい時間と手間がかかるのでしょうか。

たとえば、 A4サイズの紙10ページ（両面5枚）の資料を作るとします。月に1,000部作成した場合の作業時間や人件費を算出すると、以下のようになります。

●プリント作業：約5時間59分（人件費13,475円）
●仕分け作業・ステープル作業：約3時間10分（人件費7,144円）

合計で、作業時間は約9時間9分^*1、人件費は約20,619円^*2にもおよびます。
プリント後に仕分けして揃え、ホチキスで留めるという作業に、どれほど膨大な手間がかかるか、おわかりいただけたでしょう。機械にできることなら任せたいと思いませんか？

プリンタ―のステープル機能は以下のような場合におすすめです。

●会議資料、クライアントへの提案資料など複数部の紙の資料を多く使う
●スタッフの数が少なく、誰でもできそうな作業に割く人手が足りていない
●資料をきれいに揃え、同じ位置でホチキス留めしたい
●紙の資料を持ち運びしたい

1枚単位で印刷するチラシには必要ありませんが、複数枚でセットになっている資料を毎月、定期的に印刷するなら、ステープル機能によって作業をグンと効率化できます。

先ほども説明した通り、プリンタ―でステープル機能などを使うためにはフィニッシャーと呼ばれる専用の機器が必要です。

フィニッシャーにはインナーフィニッシャーとサドルフィニッシャーという2種類のフィニッシャーがあります。それぞれ説明します。

インナーフィニッシャーとは、プリンタ―の排紙口に取り付けるフィニッシャーのことです。

本体内部に取り付けるため、プリンタ―の大きさが変わらず、場所を取ることもありません。価格も低めで、印刷枚数が少ない場合に向いています。

ただし、機能が限定的なうえ、印刷速度もそれほど速くはありません。

サドルフィニッシャーとは、プリンタ―・複合機の外側、側面に取り付けて使うフィニッシャーです。

印刷速度も早く、50枚〜100枚といった分厚い資料をホチキス留めすることも可能です。ホチキス留め以外にも折りたたみ機能やパンチ機能などを備えたものもあります。

ただし、その分導入価格も高くなり、場所も取るのがデメリットといえます。しかし高速印刷が可能で使える機能も多いことから、毎月大量の印刷が発生するならサドルフィニッシャーが役立つでしょう。

プリンタ―に取り付けるフィニッシャーの費用の相場は、メーカーによっても違いがあるため、一概にいくらとはいえませんが、おおよその目安は以下の通りです。

●インナーフィニッシャー：8万円〜15万円
●サドルフィニッシャー：20万円〜120万円

たとえば、10万円のインナーフィニッシャーをリース料率2％として、5年リースした場合、1ヶ月の料金は2,000円ほどになります。

価格にかなり違いがありますので、用途を考えて選ぶことが大切です。サドルフィニッシャーは価格も高いため、どちらを選べば良いのか、迷ってしまうこともあるでしょう。
導入の目安としては、以下を参考にしてください。

【インナーフィニッシャーがおすすめ】
●月間の印刷枚数が比較的少ない
●ステープル作業に時間が取られていて作業を自動化したいと考えている

【サドルフィニッシャーがおすすめ】
●毎日のように冊子作りなどの作業が生じている
●ステープル機能だけでなく紙折り、中綴じなどの機能も欲しい

一口にステープル機能といっても、具体的な使用のイメージがわかない、または「本当に業務が効率化できるのだろうか」と疑問に思っている方もいらっしゃるでしょう。

そこで、高速で自動処理が可能な理想科学の高速インクジェットプリンター「オルフィス」を例に、プリント業務を自動化することのメリットを説明します。

プリント、仕分け、ステープル作業が全て自動化できると、手作業でおよそ9時間^*1かかっていた作業時間が2時間半にまで減少。大幅な作業の効率化が可能です。

最大、50枚まで^*3のステープル綴じが可能で、部数の多い配布物を作成する際も、人為的なミスを減らせます。また、プリントからステープル作業まで1人で完了することができ、人を集めて行う丁合作業などが必要なくなります。

他にもA3とA4、B4とB5などサイズが混在している資料もステープルで留められますし、指定された枚数の単位で位置をずらしながら用紙を排出するオフセット排紙もできるので、コピー作業が格段に楽になります。

プリンタ―のステープル機能とは、プリントしたものをまとめてホチキス留めをしてくれる機能のことです。複数部の資料を作る時に便利な機能です。

大量のプリント、資料作りをするオフィスでは、毎月9時間以上^*1、およそ2万円^*2もの人件費をステープル作業に費やしていることになりますから、業務の効率化をお考えならステープル機能を利用することをおすすめします。

ただし、どのプリンタ―にも標準搭載されているわけではなく、フィニッシャーという装置をつけることで使えるようになります。フィニッシャーには本体内部に取り付けるインナーフィニッシャーと、本体外部に取り付ける多機能なサドルフィニッシャーの2種類があります。

価格も下は10万円以下のものから、上は120万円以上するものまでありますので、自社で必要な機能を絞ってから選ぶことをおすすめします。