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印刷待ち、資料や帳票作成で残業しない――紙業務の自動化ではじめる働き方改革

この広告はキーマンズネットおよびTechTargetJapanに掲載され抜粋したものです。

 業種にかかわらず、紙媒体と決別できずに、多くの企業が人手や時間をとられている。なくならないならば、資料や業務帳票の紙業務を効率化、手作業の自動化で上手に向き合うことが生産性向上の近道だ。注目を集める最新の方法を聞いた。

 働き方改革を背景にした柔軟なワークスタイルの推進や、それに伴うペーパーレス化によって、資料や業務帳票の紙業務が減るという印象を持つ人もいるだろう。しかし、実際には、従業員の多くが紙にまつわる業務に労力と時間をとられている。業種に限らず、いまだに「紙でなければならない」ものがなくならないためだ。

 例えば、会議やセミナーの資料作成の他、毎月大量に発生する帳票の作成に多くの時間を取られていると感じることがあるだろう。特に、基幹業務である帳票の作成は、大量のプリント作業だけでなく、宛名ごとの封入・封かん、発送作業なども付随し、従業員の残業を誘発する。

 実は、こうした企業に散在する紙業務にまつわる課題に対処することが、生産性向上の近道だ。そして近年、これらをまとめて解決し、効率化を促す方法が注目を集めている。最新の方法は、世界最速プリンタと会計ソフトとの組み合わせによって、基幹業務の工数を圧倒的に削減することだ。キーワードは、「紙業務の自動化」。その威力を詳しく説明する。

注1:「オルフィスGD9630」はA4普通紙片面横送り、標準設定連続プリント、GDフェイスダウン排紙トレイ使用時、2019年3月現在販売の枚葉(カット紙)オフィス用カラープリンタにおいて世界最速。理想科学工業調べ。

企業のプリント量は減らない――仕事の生産性を高める方法は?

 オフィスの中で紙を使うシーンはいまだに多く、プリント作業が企業の生産性を低下させている。例えば、どのような企業でも必要となる会議やイベント、セミナーの資料、販促チラシなどの作成作業がその一例だ。その他、請求書や納品書、給与明細・源泉徴収票、支払調書などの帳票を作成する作業は、月末から月初めに担当者が残業をして処理するという企業も珍しくない。

 こうした業務は、毎月の大量なプリント作業だけでなく、ステープル止めやプリント後の封入・封かんといった後工程の作業が発生するため、多くの時間と人手が必要だ。対応策として、繁忙期だけ人材を増やしたり外注したりする方法もあるが、余分なコストがかかってしまう。

 理想科学工業の片岡秀俊氏(営業統括部)は「業種に限らず業務帳票や顧客コミュニケーションツールをはじめとする『紙媒体でなければならない』ものがあり、プリントニーズはまだまだあります。プリントスピードアップと手作業の自動化が生産性向上への近道です」と指摘する。

 これに対し、世界最速のプリントスピードを実現し、手作業の後工程を自動化することによって解決策を提示するのが、理想科学工業の「オルフィスGD」シリーズだ。

世界最速の高速プリントと手作業だった後工程の自動化で生産性向上

 オルフィスGDは、1分間に160枚をプリントできる高速カラープリンタだ。プリントスピードは世界最速(注1)を誇る。一般的なオフィスカラープリンタのプリント速度が1分当たり40枚だと考えれば、4倍以上のスピードを実現する。

 「オルフィスGDなら60分かかっていたプリントが15分で済みます。企業によっては、会議やイベント、セミナーなどの印刷物を前日に残業して準備しているケースも多いでしょう。オルフィスGDがあれば、ページ数が多い印刷物であってもすぐに完了するので、当日にプリントしても十分間に合います」と片岡氏は話す。

 ちなみに、オルフィスGDならフルカラープリント1枚当たり1.44円(注2)と安価で、グラフや写真を気兼ねなくカラープリントでき、分かりやすく情報を伝える資料を作成できる。

 さらに、オルフィスGDは単にプリント時間を短縮するだけでなく、多くの時間と人手を必要とする後工程の自動化も可能だ。オルフィスGDは、手作業で行っていたステープル止めやパンチ、封書作成、製本などの後工程を自動化するオプションのフィニッシャーを備えているので、作業時間や人件費の大幅な削減を期待できる。
 プリント時間の短縮化や後工程の自動化によって創出した時間をコア業務に割り当てれば、企業の生産性はさらに向上する。また、プリント作業を外注していた企業であっても、オルフィスGDで作業を内製化できることで無駄なコストやリードタイムを削減し、無駄な在庫をなくせると片岡氏は話す。

オルフィスGD画像

 オルフィスGDの高速プリントと後工程の自動化は、企業で毎月発生する帳票作成の業務でも威力を発揮する。中でも、工程数が多い封書作成は、煩雑な作業をまとめて自動化でき、大幅な効率化が可能だ。次項でオルフィスGDと奉行シリーズの連携について詳しく説明しよう。

注1:「オルフィスGD9630」はA4普通紙片面横送り、標準設定連続プリント、GDフェイスダウン排紙トレイ使用時、2019年3月現在販売の枚葉(カット紙)オフィス用カラープリンタにおいて世界最速。理想科学工業調べ。
注2:A4普通紙片面、RISO GDインク F使用時。カラーは解像度300dpi、測定画像にISO/IEC 24712に定めるパターンを使用し、ISO/IEC 24711にならい理想科学工業独自の測定方法によって算出。モノクロは解像度600dpi、測定画像にISO/IEC 19752に定めるパターンを使用し、ISO/IEC 24711にならい理想科学工業独自の測定方法によって算出。用紙代別。

オルフィスGD+ORメーリングフィニッシャー

世界最速プリントとOBC奉行シリーズの連携で基幹業務を効率化

 オルフィスGDとOBCの「奉行シリーズ」を連携させ、基幹系の事務業務をまとめて効率化する方法が注目を集めている(注3)。オルフィスGDは、プリント作業をより円滑にするため業務ソフトとの連携を実現している。OBCが提供する中小企業向け業務パッケージソフトウェアもその一つだ。具体的には、奉行シリーズなどで作成した帳票をオルフィスGDでダイレクトに高速プリント処理できる。

 奉行シリーズの中でも「商奉行」「給与奉行」「法定調書奉行」は、オルフィスGDでの高速プリントに加え、プリント後の封入・封かんを実現する「ORメーリングフィニッシャー」の連携が可能だ。帳票の作成からプリント、三つ折り、封入・封かんまでの一連の作業を処理でき、基幹業務を大幅に効率化できる。

 オルフィスGDによるプリントとORメーリングフィニッシャーが発揮する効果は、効率化だけではない。宛先と内容物の組み合わせを間違えるといった誤封入のリスクもなくなり、「間違って封入・封かんしてはいけない」といった従業員の心理的な負担を軽減できる。

 その他、宛先ごとに内容物の種類や枚数を変えられるため、顧客ニーズに合った内容のDM(ダイレクトメール)などを送れると好評だ。このように、奉行シリーズとの連携の他にも、オルフィスGD単体の活用範囲を広げればオフィスのあらゆる紙業務を効率化でき、従業員の負担を軽減しつつより質の高いものを作成できるのだ。

オルフィスGDシリーズと商奉行との連携で作成した請求書イメージ オルフィスGDシリーズと商奉行との連携で作成した請求書イメージ

 「請求書や給料明細の作成などは、いずれも締め日から発送までの猶予がない業務ばかりです。従来は、担当者が残業をして何とか間に合わせていたものです。オルフィスGDと奉行シリーズの双方の効果によって、リードタイムを短縮できます」(片岡氏)

 もちろんリードタイムを短縮するだけでなく、オルフィスGDと奉行シリーズにより、多くの作業が人の手から離れ、人の時間をより有効的に活用できるようになる。
 創出した時間でオルフィスGDのORメーリングフィニッシャーを活用し、販促など営業面の取り組みを広げることが可能だ。前述したように、このオルフィスGDのシステムは宛名ごとに内容物を変えられるため、顧客それぞれのニーズに沿った情報を発信して販促につなげるという用途にも簡単に応えられる。

 「労働人口が減り、一人一人が生産性を向上させなければならない今、プリント工程を自動化し、プリントに関わる負担を減らすことが不可欠です。オルフィスGDは、プリントに関わる時間を減らし、人の労力を本業ではないプリント作業からより付加価値の高い『生み出す時間』に振り分ける手伝いをしたいと思っています」(片岡氏)

 ちなみに、中堅・中小企業を対象に、ソフトウェア導入の経費の一部を支援する「IT導入補助金」制度の申請が5月から始まっており、奉行シリーズをはじめとするOBCのソフトウェアを経済的に調達したいと考える企業にとっては今が好機となる。その他、オルフィスGDシリーズ導入に当たり税額控除が得られる「中小企業経営強化税制」なども存在する。こうした制度を利用しつつ、どのようにプリント回りの作業を効率化できるのか、実感してみてほしい。
注3:奉行シリーズの「商奉行」「給与奉行」「法定調書奉行」がオルフィスGDとORメーリングフィニッシャーに対応している(2019年5月時点)。

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