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超高速プリンターがOBC「奉行シリーズ」と連携!印刷業務の「自動化」で会議資料・帳票作成の生産性が大きく変わる

印刷業務を変えれば仕事の生産性はまだまだ上がる

この広告は日経XTECH ACTIVEに掲載され抜粋したものです。

 クラウド、IoTなどのテクノロジーが次々登場し、情報のデジタル化が進む中でも、依然として業務に欠かせないのがプリンター機器だ。

 会議資料やプレゼン資料、業務マニュアルなど、紙の出力・配布が必要なツールは数多くある。特に毎月大量の請求書やダイレクトメールなどを内製しているハイボリュームプリントユーザーにとって、プリンターの性能・機能は業務生産性に直結する問題といえる。

 一方、会議の直前や月末の締め作業時など、大勢が出力するタイミングで、プリンターが混雑して使えなかった経験は誰でもあるはずだ。

 またコスト削減のため、グラフや画像が入った資料をモノクロで出力する企業も多いが、これも伝達力が落ち生産性を低下させる要因になる。さらに、忘れてはいけないのが印刷後の付帯作業だ。会議があるたび、事前に出力した資料を机に並べ、1部ずつまとめてステープルを止める作業には非常に多くの手間と時間が費やされている。近年、重要課題になっている働き方改革を進める上でも、これは見過ごせないポイントといえるだろう。

 現在は、これらの課題を解決し、生産性向上を支援する世界最速プリンター製品が登場している。それが理想科学工業の「オルフィスGD」だ。

 スピード、品質、省コスト性能を兼ね備え、多彩なオプション機能も用意。中でもオービックビジネスコンサルタント(以下、OBC)の「奉行シリーズ」との連携では、一歩進んだ業務効率化までを可能にしている。今回はその機能や強みについて、次ページ以降で見ていきたい。

印刷時間が1/4に!生産性向上を実現する「世界最速」の実力

 世界最速プリンターのオルフィスGDは、「時間短縮」「経費削減」「作業の自動化による工程削減」の3点にまとめることができる。

オルフィスGD:機構やインクなど、理想科学工業が高速カラープリンターの専門メーカーとして蓄積したノウハウと独自技術を注ぎ込んだ高性能カラープリンター

【1】時間短縮:プリント作業時間を大幅短縮することで生産性を向上

 オルフィスGDは世界最速(※1)となる「最高160枚/分(A4カラー片面)」の高速印刷を実現。1000枚の印刷時間で比べると、一般的な事務用カラープリンターが約25分かかるのに対し、オルフィスGDは約6分15秒と作業時間を1/4に短縮することが可能だ(図1)。

高速プリンターで時間短縮 図1 印刷時間を劇的に短縮:一般的な事務用カラープリンターが40枚/分の場合、約1/4の間で印刷を完了できる(※1)

 例えば、展示会向けのチラシを急きょ印刷する、あるいは会議資料を数十分以内に準備しなくてはならないこともあるだろう。大量の印刷物を日常的に必要とする企業ほど、高速印刷のメリットは大きい。

【2】経費削減:コストを気にせず、カラーの印刷物が作成できる

 A4カラー1枚1.44円、モノクロ1枚0.50円(※2)を実現。ランニングコストを抑えられるほか、カラー印刷を制限/禁止する必要がなくなれば、社内資料などの分かりやすさ向上・業務効率アップも図れるようになる。また、高速印刷によって社員の無駄な残業が削減できるため、人件費を抑えることも可能。これも、オルフィスGDが持つ省コスト性能ということができるだろう。
 またプリンターが高速であればあるほど、どんどん使いたくなるのがユーザー心理というものだ。その点、耐久性についてもオルフィスGDは、トータル1000万ページ(※3)の印刷が可能。月末などに大量の印刷業務が集中しても、印刷物を安定して出力し続けることが可能になっている。

【3】作業の自動化による工程削減:印刷作業の自動化で業務の無駄を取り除く

 加えて、見過ごせない無駄の温床となっているのが印刷時の付帯作業だ。会議資料もDMも、「印刷したら作業は終わり」ではない。会議資料ならステープルで止めたり、パンチ穴を開ける。DMであれば出力したものを折ったり、封筒に封入したりする後処理作業が必須となる。
 オルフィスGDは、そうした多くの時間と人手を必要とする後加工の自動化も可能だ。従来は手作業で行っていた後加工を自動化するオプションを備えているので、作業時間や人件費の大幅な削減を期待できる(図2)。また、オルフィスGDで作業を内製化できることで無駄なコストやリードタイムを削減し無駄な在庫の削減が可能だ。

作業の自動化による工程削減 図2 人手による工程を削減:オプションを利用することで、ステープル止めや折り、封入といった印刷付帯作業を自動化する。最大1/5程度の工程削減が実現できる(理想科学工業調べ)

※1 オルフィスGD9630プレミアム/GD9630/GD9631の場合。A4普通紙片面横送り、標準設定連続プリント、GDフェイスダウン排紙トレイ使用時。オフィス用カラープリンターにおいて世界最速(データ・サプライ調べ:2020年2月現在)。
※2 A4普通紙片面、RISO GDインク F使用時。カラーは解像度300dpi、測定画像にISO/IEC24712に定めるパターンを使用し、ISO/IEC24711にならいRISO独自の測定方法によって算出。モノクロは解像度600dpi、測定画像にISO/IEC19752に定めるパターンを使用し、ISO/IEC24711にならいRISO独自の測定方法によって算出。用紙代別。
※3 理想科学工業の耐久テストにより達成。200万ページ使用するごとに、リフレッシュ作業を実施した場合。製品の使用状況により製品寿命は異なる。




OBC奉行シリーズとの連携で基幹業務を「自動化」

 様々な特長を備えるオルフィスGDだが、さらに現在はオービックビジネスコンサルタント(以下、OBC)の「奉行シリーズ」との連携によって、基幹系の事務業務をまとめて効率化する方法が注目を集めている。
 具体的には、奉行シリーズで作成した帳票をオルフィスGDでダイレクトに高速印刷できる。
 さらに、奉行シリーズの中でも「商奉行」「給与奉行」「法定調書奉行」は、印刷後の封入・封かんを実現する「ORメーリングフィニッシャー」との連携が可能。帳票の作成から印刷、三つ折り、封入・封かんまでの一連の作業を「自動化」でき、人手による業務を大幅に削減できる。

オルフィスGDとORメーリングフィニッシャーで印刷・作成した請求書:奉行シリーズの「商奉行」「給与奉行」「法定調書奉行」がオルフィスGDとORメーリングフィニッシャーに対応している(2019年5月時点)

 実際、請求書や支給明細の作成などは、いずれも締め日から発送までの猶予がない業務ばかりだ。そのため、それらが大量に発生する月末などは、担当者が残業をして何とか間に合わせていた。オルフィスGDと奉行シリーズの双方の効果によって、リードタイムを短縮することが可能になる。多くの作業が人の手から離れ、人の時間をより有効的に活用できるようになるだろう。
 また、人手による業務工程が減らせれば、宛先と内容物の組み合わせを間違えるといった誤封入のリスクも減る。「間違って封入・封かんをしてはいけない」といった作業者の心理的な負担も無用になるだろう。

 また、宛先ごとに内容物の種類や枚数を変えられるため、顧客ニーズに合った内容のDM(ダイレクトメール)などを送れ、創出した時間でオルフィスGDのORメーリングフィニッシャーを活用し、販促など営業面の取り組みを広げることが可能だ。

 オルフィスGDは、理想科学工業が現在、全国各地で実施している展示会や、同社のショールームで見ることができる。検討したい企業はまず足を運んでみるのもいいだろう。
 
 労働力人口が減り、一人ひとりが生産性を向上させなければならない今、あらゆる業務からムダを取り除き、社員が活躍する時間を確保することは不可欠な取り組みとなっている。そうした中、業務自動化は最もホットなトピックの1つといえるだろう。
 
 オルフィスGDは、単にプリンター環境の改善という視点のみならず、人が人にしかできない業務に専念できるようにするという目的においても、検討する価値のある製品といえる。本業ではない印刷作業から、より付加価値の高い創造的業務へと振り向ける――。そうした環境を目指す企業は、ぜひ検討してみてほしい。

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